物を大切にしまっておくことを「保存」あるいは「保管」という言葉で表すことがありますが、しまっておくものによって使い分けが必要だということをご存知でしょうか？
ふだん無意識に使い分けているものの、きちんと説明することが意外と難しい「保存」と「保管」の違いについて、今回は調べてみました。
保存とは？
保存とは「物のそのままの状態を維持すること」です。
言葉にするとわかりにくいので、具体例をあげます。
例えば「保存食」というのは、非常時のために食べられる状態を維持して用意しておく食べ物のことです。
また、パソコンでデジタルデータをそのままの状態で維持し、別の機会にも使えるようにすることを「保存」といいますよね。
つまり「物の現状を維持していつでも使えるようにしておくこと」が保存といえます。
- エノキを買いすぎてしまったので、冷凍保存しておいた。
- データを上書き保存する前に、誤って破棄してしまった。
保管とは？
保管は「物を壊したりなくしたりしないように管理すること」です。
こちらは現状を維持することよりも管理をすることがメインとなります。
そのため、物の状態が変化しにくいものが対象となります。
とはいえ、保存同様いつでも使えるようにしておく必要はあります。
- 貴重品を保管していた金庫ごと、泥棒に盗まれてしまった。
- 落とし物として届けられた現金は、一体誰がどのように保管するのだろう？
保存と保管の違い
- 保存は「物の現状を維持してしまっておくこと」
- 保管は「物を適切に管理しながらしまっておくこと」
保存のターゲットは、そのままだと品質が劣化したり破壊されたりしやすいもので、保管のターゲットは劣化・破壊されにくいものです。
なお、企業における文書については、「保存」「保管」はちょっと異なる意味合いを持ちます。
「保管」される文書は活用度の高いもので、事務所内のキャビネットなどすぐに持ち出せる場所で管理されていることが多いです。
一方、「保存」される文書はすぐに使うことはないけれど一定の期間保持することが求められる書類で、倉庫などに置かれている場合が多いです。
ターゲットはいずれも「文書」ですが、使用頻度によって「保存」と「保管」を使い分けなければいけないので注意しましょう。
まとめ
- 保存は、物の現状をキープしておくこと。ターゲットがビジネス文書の場合は、使用頻度の低い書類を保持・管理することを言う。
- 保管は、物を適切に管理すること。ターゲットがビジネス文書の場合は、使用頻度の高い書類を身近な場所で管理することを言う。
日常生活で使い分けがわからなくなったら、例として「保存食」や「（金庫などの）保管庫」を思い出せばわかりやすいでしょう。
ビジネスシーンでは、「保管＝手元で管理」「保存＝倉庫で保持」と覚えるようにしましょう。
